企業降低成本支出的根本 辦公系統集成與共享

　　在企業信息化的進程中，辦公自動化應該做什么、可以做什么、怎樣才能發揮最大效益往往是一個不大容易弄清楚的問題。相對而言，ERP(企業資源計劃)可以說是模式清晰、效益明確。在規劃企業辦公自動化或者說協同辦公系統的時候，我們可以通過分析一下ERP，從中獲得有益的借鑒。

　　工作量大，各部門各系統往往形成一個個“應用孤島”，企業需要花大量的人力、物力在不同的應用系統之間切換，以獲取相應的信息進行分析，造成資源浪費和重復勞動，企業的運作效率大大下降。

　　企業內部各部門之間的協同，以及企業內部與外部資源(包括客戶和合作伙伴)之間的協同，在這個新信息時代越發凸現其重要性。企業必須建立一個動態的、可控的、統一的、全面集成和協作化的信息應用環境，從而使得企業內部資源(管理者、員工)和外部資源(客戶和伙伴)能夠在一個統一的平臺上高度共享信息、協同完成各種復雜的業務處理、形成知識積累的科學體系、共同面對市場環境的變化。而傳統的OA系統由于其體系架構相對陳舊，無法很好地建立起這樣一個協同運作的環境。

　　因此，傳統OA已經不能完全滿足企業日益增長的需求，企業迫切需要一個可以實現整合內外資源的高效的信息系統，從而提升其管理水平---匯訊wiseuc企業即時通訊。

　　關聯：企業的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，“孤島式”的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統OA中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的信息;這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由于信息之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了信息本來“網狀結構”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

　　深化：企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關系，并且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量(產品研發、質量監控及升級)、產品的市場宣傳(宣傳平臺、宣傳文件和方式)、具體銷售業務的開展(客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂)、相關費用的報銷(單據填寫、流程審批、數據更新)等，而這些業務是否能夠被很好的管理并實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業務過程進行管理，當然就更難以支持整個業務鏈的平滑運作了。而在協同OA中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。

　　協作：要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通;其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的對象為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用;第三，由于協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統OA中，協作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿于各個環節并容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資;協作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作伙伴之間的協作;協作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。

　　總結來說，企業協同辦公基于三大基本思想體系，在"關聯"、"深化"和"協作"方面體現了其完全不同于傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給"辦公自動化"帶來了更高層面的價值。 金和軟件在幫助企業實現協同辦公的同時，還在設計軟件的時候融入了精確管理的思想，總結出企業經常出現的八大問題，八大現象，通過軟件系統從管理機制上規避問題，杜絕現象，控制組織中人的行為風險，使企業高效，員工快樂!