2012-07-25
如果會議緊緊圍繞著中心議題和解決方案，而不是充斥著使人士氣低落的抱怨，那么它很可能是成功的。
管理者們普遍有這樣的共識:為使團隊成員人盡其才，以任務為核心的互動和合作是必不可少的。然而，會議如何影響組織績效?相關研究并不常見。來自德國布倫瑞克工業大學的研究者Simone Kauffeld和Nale Lehmann-Willenbrock在small group research上發表的論文專門探討團隊會議對團隊和組織成功的影響。哪些溝通或行為有助于提升會議效率?哪些行為會導致低效率的會議?這是研究者重點關注的。他們發現，如果會議緊緊圍繞著中心議題和解決方案，而不是充斥著使人士氣低落的抱怨，那么它很可能是成功的。
作者研究了汽車供應鏈、金屬、電子、化學和包裝工業的20個中等大小的公司的92個團隊。這些團隊平均每2至4周進行一個小時的會議，來討論與活動或日程相關的話題。這些會議被錄像，并且錄入一個評估團隊成員陳述的系統中。
判斷會議有效性有三個主要標準。第一，根據問卷數據來測量團隊成員對會議的滿意度。第二，會議之后的團隊目標績效。例如，在一個制造業工廠，研究者用特定時間框架下，預期團隊效率與實際團隊效率之間的差額來表示團隊效率。第三，在不同的時間間隔，會議剛剛結束時，一年之后，兩年半之后，團隊所在公司的CEO會評價公司在創新，內部流程合理化，員工流失率，新產品供應數目，市場份額等方面的進步。
總體來說，當團隊會議的討論以問題為中心，特別是當成員們把他們面臨的問題定義為中心議題，提供關于中心議題的若干不同視角，用潛在解決方案架構他們的擔憂時，團隊更容易成功，企業也更加有效率。當團隊成員進行前瞻性的溝通時，團隊溝通的有效性也會更高。前瞻性溝通，意味著面臨可能發生的變化時，團隊成員愿意主動表達他們承擔責任的興趣。當會議主持者或管理者能夠控制會議不跑題時，會議效果也會更好。
與此相反，非結構化的會議對團隊成員滿意度、團隊效率、組織績效都會產生消極的影響。最具有破壞性的是像批評、報怨等這類“障礙型溝通行為”。將責任推卸給他人，浪費寶貴的會議時間可能導致“報怨的循環”，產生報怨的多米諾骨牌效應。在會議上，員工可以詳細討論工作的某些負面影響，如果員工不能在抱怨上懸崖勒馬，或者不能關注特定議題，那么會議可真是一個毀掉團隊士氣的獨一無二的機會。
有意思的是，“障礙型溝通行為”對團隊會議成功的負面影響遠大于“功能型溝通行為”的正面影響。即，起反作用的陳述與團隊會議成功之間的負相關關系，遠遠強于積極陳述與團隊會議成功之間的正相關關系。換句話說，避免糟糕的會議，比多開有效的會議更重要。因此，研究者建議管理者就會議流程與他們的員工多多溝通。哪怕管理者使用郵件或問卷來溝通，也最好不要使用可能帶來“障礙型溝通行為”的團隊會議。
記住，這樣的會議最有效!溝通以特定議題為中心，成員以采取行動為己任，進而有效完成目標，增強組織績效.
